Подготовка к переезду: этапы и правила
г.Москва, Спартаковский пер., д.2с1, 3 подъезд info@platinumotors.ru
без выходных 9:00 до 22:00 +7(495)230-00-20

Переезд для офиса – трудоемкое мероприятие, ключевыми моментами в котором являются оперативность действий и особое внимание к подготовительному этапу.  Что важно учесть при этом?

Подготовка к переезду

Содержание 

 

Чужие ошибки – в помощь

Офисы, независимо от масштабов предприятия, переезжают настолько редко, что собственного опыта нередко оказывается недостаточно для нормальной его организации. Большинство переезжающих  вереницей наступают на одни и те же «грабли» непонимания вещей, которые позже кажутся очевидными.

Используя веб-поисковики, многие находят лишь рекомендации, фактически не выходящие за рамки стандартной квартирной «кочевки». Но в случае с офисом проблематика переезда заключается не столько в упаковке и транспортировке вещей, сколько в организации работы с учетом неудобств переезда. Поэтому главной задачей в том, как организовать переезд офиса, становится создание «фундамента», а перевозки отходит на второй план.

 

Internet – ключевой элемент офисного переезда 

Всемирная Паутина – универсальный инструмент, без которого невозможно нормально общаться с клиентами, равно как и заниматься поиском информационных и медийных материалов. Финансовая отчетность в большинстве фирм также ведется удаленно, и отсутствие Сети может послужить даже причиной налогового штрафа. Стабильное подключение к Internet зачастую означает саму возможность плодотворной работы, и потому не каждая фирма может позволить себе отключить Интернет даже на несколько дней.

Поэтому, перебираясь на новое место, все сети следует проводить заранее, в идеале – за месяц-полтора до намеченной даты начала работы. Но не все столь предусмотрительны, особенно в разгаре процесса сборов. Самая частая проблема здесь – непонимание того, какая пропасть разделяет домашний и рабочий Интернет. В отличие от общепользовательской, корпоративная сеть требует выделенной линии даже при невысоких требованиях к скорости и объему трафика. Уточняя у провайдера о наличии свободных портов по конкретному адресу, всегда нужно упоминать о корпоративном контексте.

Если «свободных мест» не оказывается, проблему можно решить двумя – договорившись с провайдером или наладив беспроводной спутниковый канал. Если удастся уладить вопрос с одним из ближайших к офису провайдеров – лучше остановиться именно на этом варианте, поскольку подключение «спутника» чрезвычайно дорого даже с учетом общих наценок на Интернет для фирм. Правда, и в случае с локальными провайдерами подключение может обойтись недешево – ведь все расходы по проведению кабеля от подстанции на ложатся на абонента.

Также перед тем, как организовать переезд компании и заключать договор аренды, следует уточнить, согласен ли владелец на подключение. Случается, уже после подписания контракта с провайдером выясняется, что арендодатель, например, не позволяет бурить стены, из-за чего ввести кабель в кабинеты становится невозможно. Словом, все, что связано со Всемирной Паутиной, нужно обсуждать «на берегу», и желательно в трехстороннем порядке, привлекая к переговорам как арендодателя, так и провайдера. Именно поэтому Интернет становится первым пунктом в «to do list».

 

Оптимизация систем безопасности – залог стабильной работы фирмы 

Большинство компаний доверяют лишь собственным службам безопасности, и нередко – вполне обоснованно. Но даже при привлечении посторонних к выполнению этой задачи озаботиться вопросами охраны придется отдельно. Первое, что следует сделать здесь – проконтролировать уровень  технического оснащения охраны, а именно:

  • Расположение и работоспособность камер видеонаблюдения, датчиков движения и противопожарной системы.
  • Состояние турникетов, картоприемников, дактилосканеров и прочих устройств авторизации на проходной, а также их соединение с охранным сервером.
  • Организация парковки для персонала и клиентов, etc

Уровень комфорта на рабочих местах охранников также влияет на качество их работы. Немногие считают необходимым создавать нормальные условия для работы охранников, считая, что  спартанские условия тем не повредят. Такое отношение снижает мотивацию персонала, что влияет на результативность.

Но люди – лишь одна сторона «медали» служб безопасности. Почти всегда security-система соединяется с сервером, который придется перевозить заранее. Но нередко «мозговой центр» СБ совмещен с общим сервером в «одном теле», и его отключение фактически остановит офис. В таком случае оптимальным выходом станет перевод на «живые методы» – подряд спецохраны на круглосуточное дежурство у КПП,  распечатку фото и очную сверку – в качестве временной замены турникетам, и т.д.

 

Офисной инфраструктуре – особое внимание 

Безусловно, обходить вниманием вопросы упаковки и перевозки не стоит, но важно заранее понять, что алгоритм действий, как и набор перевозимых вещей в офисе кардинально отличается от квартирного. Условно можно разделить груз на три основных категории, каждая – с собственными нюансами:

  • Мебель и техника. Перед перевозкой стоит провести полную ревизию с поэлементной описью – так можно проконтролировать, все ли в целости и сохранности, а также найти нужные вещи на новом месте без путаницы и суеты. Все – от кулеров до «початого» набора скрепок – должно быть учтено в протоколах инвентарной ревизии. Кроме того, ревизия дарит уникальный шанс – упорядочивая вещи, вы сможете избавиться от ненужных бумаг, «мертвым грузом» похороненных в архивах.
  • Вендинг и столовая. Как правило, кафе и вендинговые компании заключают договор не со владельцами помещения, а с арендаторами – ведь именно от работников офиса зависит доходность общепита и «торгоматов». Чтобы процесс переносился плавно и без эксцессов, перевозку машин, кухонного оборудования и столовой лучше обсуждать с партнерами заранее, а не по факту.
  • Оргтехника и документы. Кроме серверной части придется перевозить непосредственно ПК, копиры, сканеры и прочие машины, которые, как и бумаги, постоянно участвуют в рабочем процессе. Поэтому технику и оборудованные под неё рабочие места, следует перевозить отдельными рейсами, и желательно – последними.

 

Правильный подход к транспортному вопросу 

Заказать даже несколько больших авто можно всего за сутки до намеченного времени, а при «срочной» доплате – и того быстрее, а потому не стоит беспокоиться о бронировании. Большинство мувинговых компаний дают клиентам исчерпывающие  рекомендации о методиках перевозки, но есть ценные советы, которые редко озвучиваются:

  • Не привлекайте сотрудников к погрузочным работам – существенно сэкономить на рабочих не удастся, но «подмочить» репутацию и поставить людей в неловкое положение – вполне. Исключение составляют только сервер и ПК (теми должен заниматься системный администратор), а также документы.
  • До планирования планировать всех «кочевых» мероприятий определите, какие сотрудники будут исполнять свои функции сразу на новом месте, а какие останутся «до победного конца» в старом офисе. Если в штате состоит более 15 человек, примите в как  аксиому то, что перевезти всех одновременно почти невозможно.
  • Смиритесь и с тем, что перерыв в деятельности, хоть и небольшой, но будет. Это стоит учитывать в планах, заранее обсуждая с заказчиками еще до начала действий предполагаемые даты «простоя».

Следуя этим нехитрым правилам, вы сможете быстро и без «головной боли» организовать офисный переезд на максимально выгодных условиях и без потерь «оборотов» предприятием. А в этом Вам поможет аренда фургона для переезда.